景德镇张宪涛律师网-律师事务所业务档案管理制度

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☆☆☆律师事务所业务档案管理制度
第一条 为使本所业务档案管理规范化,根据国家的有关规定,特制定本制度。
第二条 律师办案和担任常年法律顾问,都应建立卷宗并归档。立卷工作由承办律师或律师助理负责。
第三条 档案按一案一卷的原则立卷。两个以上律师共同承办同一案件或事务,应合并立卷;两个所的律师合办时,应分别立卷。
第四条 业务档案分诉讼、非诉讼和涉外三类。
1.诉讼类包括本所专业诉讼代理、经济诉讼代理、行政诉讼代理、其他诉讼代理四种;
2.非诉讼类包括法律顾问、仲裁代理、咨询代书、其他非诉讼业务四种;
3.涉外类包括本所专业诉讼代理、本所专业仲裁代理、本所专业其他业务代理、本所其他涉外业务四种。
第五条 本所财务应建立档案,由财务人员和出纳专门负责建档,本所统一保管.
第六条 本所行政合伙(合作)人会议记录应建立档案,由专人统一保管.
第七条 卷宗材料应按诉讼程序的客观进程或时间顺序装订。
第八条 律师在承办业务中使用的各种证明材料、往来公文、谈话笔录、调查记录等都必须用钢笔或毛笔书写、签发、字体应当整齐、清晰。
第九条 卷宗应编目并装订。卷面及目录要逐项填写,卷宗要逐页编号。卷面为16开,大于卷面的材料应当折叠整齐,小于卷面的材料要加裱衬底。破损的材料应修补或复制。卷宗装订处应当贴上本所封签,骑缝线上应加盖立卷人的姓名章。
第十条 收案日期以委托书签订之日为准;结案日期以收到判决书(裁定书、调解书)之日为准;法律顾问业务的以收结日期为准;其他非诉讼法律事务,以委托事项办结之日为结案日。
第十一条 卷宗整理应在结案或事务办结后三个月内完成并归档。凡不符合立卷规定要求的,一律退回立卷人再整理。涉及国家机密和个人隐私案卷应当确定密级,归档时应在档案封面左上角加盖密卷章。
第十二条 本所配备兼职档案管理人员,负责律师业务档案的集中统一管理: 档案管理人员的职责是:
1、收集、整理、保管和统计本所的档案和有关资料,确保档案的完整和安全;
2、积极开展档案的利用工作,为律师开展业务提供服务;
3、指导、督促、检查律师对律师业务文书材料的立卷归档;
4、加强律师业务档案的科学管理,建立档案借阅登记簿;
5、必须严格遵守保密制度,保守国家机密和当事人秘密。 档案管理人员要熟悉本所档案情况,做好保管和防护工作,履行档案管理职责,对失职人员应给予适当处罚。
第十三条 借阅档案应经所主任批准并履行登记手续。法院、检察院、公安、司法行政机关须查阅档案的,应出示正式函件,经所主任同意,并履行登记手续:特殊情况必须借出时,须由主管司法行政部门批准。
第十四条 凡涉及国家机密或个人隐私以及当事人要求保密的档案,一般不得查阅和借阅。特殊情况需报主管司法行政机关批准。
第十五条 业务档案的保管期限分永久、长期和短期三种。
凡属需要长远查考、利用的业务档案,列为永久保管。在本所保存十年后,移交同级档案馆管理。
凡属长时期内需要查考、利用,作为证据保存的业务档案,列为长期保管,保管期限为二十年至六十年。
凡属在一段时间内需要查考、利用,作为证据保存的业务档案,列为短期保管,保管期为五年至十五年。
第十六条 本所档案管理期限规定如下:
经济类业务档案
1具有下列情形之一的,为永久保管
a标的额在100万元以上。
b重大涉外的或有重大影响的。
c需要永久保管的。
2具有下列情形之一的,为长期保管
a标的额在50万元以上。
b一般涉外案件或事务。
c需要长期保管的。
3具有下列情形之一的,为短期保管
a一般案件或事务。
b法律顾问业务档案。
c咨询代书业务。
(二)民事等其它类业务档案的保管,根据《律师业务档案保管期限表》的规定执行。
第十七条 本所撤销时,档案由主管司法行政机关代管或移交同级档案馆管理。
第十八条 本制度未尽事项应根据《律师业务档案立卷归档办法》和《律师业务档案管理办法》的规定执行。
第十九条 本规定由200☆年☆月☆日合伙(合作)人会议第☆次会议通过并生效,自本所批准成立之日起施行。
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